How To Antrag - Versionsgeschichte

EmJee13: Erstattungen --~~~~

2025-01-13T20:49:15Z

Erstattungen --~~~~

Ktrask: /* 5. Erstattung der Kosten */

2024-01-21T10:13:15Z

‎5. Erstattung der Kosten

Ktrask: /* 2. Antrag an den Vorstand */

2024-01-21T10:11:18Z

‎2. Antrag an den Vorstand

Daniel Bohrer: {verbrauchsmaterial → Erstattungs}kasse

2023-12-31T12:43:01Z

{verbrauchsmaterial → Erstattungs}kasse

Daniel Bohrer: Kategorie:Checklisten

2023-12-31T12:41:33Z

Kategorie:Checklisten

Daniel Bohrer: kleinere Ergänzungen und Abrundungen.

2019-01-01T22:40:31Z

kleinere Ergänzungen und Abrundungen.

Chamaeleon: Typos

2018-12-20T11:41:27Z

Typos

Daniel Bohrer: /* 2. Antrag an den Vorstand */ +5%-Regel

2018-06-24T17:30:49Z

‎2. Antrag an den Vorstand: +5%-Regel

Daniel Bohrer: /* 4. Anschaffung */ im antrag ist normalerweise keine entität benannt -> umformuliert

2018-06-24T17:22:32Z

‎4. Anschaffung: im antrag ist normalerweise keine entität benannt -> umformuliert

Daniel Bohrer: /* 1. Diskussion über Anschaffung */ ... auch Planungstreffen möglich

2018-06-24T17:20:09Z

‎1. Diskussion über Anschaffung: ... auch Planungstreffen möglich

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 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
-* Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
+* Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail). Dieser Vorgang dauert in der Regel ein paar Tage. Sollte über längere Zeit keine Reaktion erfolgen, bitte einfach kurz nachhacken.
 * Der Antrag wird vom Vorstand auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
 * Die antragestellende Entität wird vom Vorstand über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
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 * Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
 * Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
-* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag. (Bei physischen Objekten in der Regel nachdem sie im Space angekommen sind)
+* Aktuell werden Finanzdinge gebündelt abgearbeitet. Im Zweifel kann es also auch mal 4 Wochen dauern, bis eine Erstattung abgeschlossen wird. Bitte beachtet dies, wenn ihr Kosten übernehmt. Im Zweifel sollte eine andere im Prozess eingebundene Entität oder der Vorstand direkt die Bestellung und Geldauslage übernehmen.
 == Beispiele ==

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 * Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
 * Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
-* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
+* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag. (Bei physischen Objekten in der Regel nachdem sie im Space angekommen sind)
 == Beispiele ==

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 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
-** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
+** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc., in Euro). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:

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 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
 Wichtig:
-# Die Informationen auf dieser Seite gilt nicht für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
+# Die Informationen auf dieser Seite gilt nicht für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Erstattungskasse]] für Beträge bis 50€ (siehe dort)
 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]

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	[[Kategorie:Dokumentation]]		[[Kategorie:Dokumentation]]
	[[Kategorie:Verein]]		[[Kategorie:Verein]]
		+	[[Kategorie:Checklisten]]

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 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
-Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten hiervon abweichen.
+Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten, sollte aber regulär nicht hiervon abweichen.
 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
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 === 1. Diskussion über Anschaffung ===
-*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
+* Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind No-Brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage nach der anzuschaffenden Sache, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
 * Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
-* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.
+* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein umsetzbarer Antrag.
 === 2. Antrag an den Vorstand ===
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 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
-** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelsfall im Antrag aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
+** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
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 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
-* Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
+* Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
-* Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
+* Der Antrag wird vom Vorstand auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
-* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
+* Die antragestellende Entität wird vom Vorstand über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
 === 4. Anschaffung ===
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 === Rollos (gut) ===
 Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konkrete Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.

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 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
 * Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
-** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden
+** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:

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 === 4. Anschaffung ===
-* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an.
+* Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.
 === 5. Erstattung der Kosten ===